Voor de meeste ondernemers is de boekhouding geen taak waar ze naar uitkijken. Dat betekent vaak dat het wordt verwaarloosd en uiteindelijk een enorme, tijdrovende klus wordt.
Met deze hacks wordt boekhouden misschien wel iets waar je naar uitkijkt! Nou ja, waarschijnlijk niet, maar je weet maar nooit…
- Koppel je bank- en creditcardrekeningen
Het invoeren van transacties is zo’n vervelende taak, maar wist u dat uw boekhoudprogramma het allemaal voor u kan doen? Verbazingwekkend, toch!
Ervan uitgaande dat u computer-gebaseerde boekhoudsoftware gebruikt, zoals QuickBooks of Xero, hoeft u deze alleen maar te koppelen aan uw bank- of creditcardrekeningen en de transacties worden ingevoerd in uw boekhoudsoftware.
Wil je nog een stap verder gaan? Als u bankregels instelt in het boekhoudprogramma, kan het de transactie zelfs toewijzen aan de juiste rekening. U moet wel heel voorzichtig zijn bij het instellen van deze bankregels en ze controleren op juistheid voordat u ze boekt.
- Sluit vaak af
Boekhouden is letterlijk een taak waar geen einde aan komt, de transacties blijven maar komen. De enige manier om er bovenop te blijven zitten is door het regelmatig te doen. Dat betekent niet alleen transacties registreren, maar ook afstemmen.
Bij een aansluiting wordt het saldo van een rekening in de boekhouding vergeleken met een afschrift of verslag. De meest voorkomende afstemming heeft betrekking op bank- of creditcardrekeningen, maar ook op omzetbelasting, leningen, vorderingen (debiteuren) en crediteuren (crediteuren).
Elk bedrijf heeft verschillende reconciliaties die ze moeten uitvoeren en ze zullen variëren in complexiteit, maar het is veilig om te zeggen dat het altijd gemakkelijker is om ze op regelmatige basis te doen.
Niet alleen bespaart het u op lange termijn tijd, u kunt het ook gebruiken om fouten op te sporen en bijvoorbeeld gemakkelijk achterstallige vorderingen (debiteuren) te identificeren.
- Maak gebruik van ondersteunende apps
De lijst met ondersteunende apps die je aan je boekhoudsoftware kunt koppelen is bijna eindeloos, maar er zijn er een paar die er voor mij uitspringen als ‘must-haves’.
In hack #4 lees je waarom het organiseren van je bonnetjes zo’n belangrijke taak is, maar ik wil je graag vertellen over een geweldige app die je daarbij kan helpen, hij heet HubDoc. In wezen is HubDoc één grote virtuele opslagmap om al je afschriften en facturen te bewaren, maar met één grote bonus. Het haalt automatisch bank- en creditcardafschriften en terugkerende facturen op. Elke maand inloggen op 50 verschillende websites om deze items te downloaden is zo’n gedoe, stel je voor dat je dat niet meer hoeft te doen. NOOIT MEER! U kunt ook foto’s van uw bonnetjes rechtstreeks vanaf uw telefoon uploaden en ze zullen klaarstaan wanneer u klaar bent om uw boekhouding te doen.
Maar wacht, ze gaan nog een stap verder. HubDoc haalt de informatie uit de facturen en bankafschriften en je kunt het direct uploaden in je boekhoudsoftware. Het is gewoon een andere manier om fouten bij het invoeren van gegevens in je boekhouding te voorkomen.
De andere app die ik graag gebruik is TaxJar. Ik raad het ten zeerste aan voor iedereen die aangifte omzetbelasting moet doen. TaxJar is geweldig omdat het rechtstreeks gegevens kan ophalen uit uw betalingsverwerkingssysteem om uw omzetbelastingaangifte te berekenen. Tegen een extra vergoeding kun je het instellen om ook de aangifte omzetbelasting in te dienen met een klik op een knop, maar zelfs als je hier niet voor kiest, maakt het de omzetbelasting een peulenschil.
- Dossier ontvangstbewijzen onmiddellijk
Bonnen raken gemakkelijk kwijt of worden vergeten, vooral als u niet vaak uw boekhouding bijhoudt, maar dat betekent dat u mogelijk belastbare aftrekposten misloopt. Het is meer uit principe dan iets anders, maar ik wil in staat zijn om te profiteren van elke belastbare aftrek, ongeacht hoe klein. Als het op belastingaangifte aankomt, geloof ik dat elke cent telt.
Er zijn verschillende oplossingen om je bonnetjes te beheren, de meest eenvoudige is om ze in mappen te bewaren, per maand gescheiden. Als je op zoek bent naar meer geavanceerde opties, kun je met Xero en QuickBooks Online foto’s van je bonnetjes uploaden en ze aan individuele transacties koppelen. HubDoc is waarschijnlijk de gemakkelijkste optie, omdat de app je in staat stelt om foto’s van je bonnetjes te maken en ze op te slaan voor later wanneer je komt om je boekhouding te doen.
- Maak gebruik van financiële overzichten
Hoewel het geen hack is in de zin dat het je tijd zal besparen, kan het je absoluut geld besparen.
Voor wie geen achtergrond heeft in boekhouden, kunnen financiële overzichten complex en verwarrend zijn. Veel eigenaren van kleine bedrijven registreren hun financiële transacties, maar maken geen financiële verslagen. Klinkt dat bekend? Dan zou u wel eens iets kunnen missen!
Financiële verslagen bieden een wereld van inzicht in uw bedrijf, leren hoe ze te analyseren kan u helpen om uw bedrijf volledig te transformeren. Nauwkeurige financiële rapporten stellen u in staat om de prestaties van uw bedrijf te begrijpen, financiële problemen te identificeren, prognoses op te stellen en weloverwogen beslissingen te nemen over bijna elk aspect van uw bedrijf.
